In den Jahren vor 2008 habe ich ein Projekt in einem Lkw-Werk begleitet, das die eigenen Reklamations- und Fehlerprozesse aufgeräumt hat. Was ich dort gesehen habe, ist bis heute meine schärfste Erinnerung an das, was Software wirklich kostet - nicht auf dem Papier, sondern jedes Jahr neu.
Eine eigene Software-Welt für jede Produktionsstufe
Jede Stufe der Fahrzeugfertigung - Rohbau, Lack, Innenausbau, Endmontage, Fahrprüfung - hatte an ihren Qualitätstoren eigene Software im Einsatz. Wir haben sie damals aufgenommen und gezählt: mehr als 20 verschiedene Anwendungen für inhaltlich ein und denselben Prozess, von der Problemerfassung bis zur Wirkung. Alles war dabei: selbstgebaute Excel-Tabellen, Access-Datenbanken, dazu regelrecht eingekaufte, teure Standardsoftware externer Anbieter.
Dazu kam: Die Problembeschreibungen selbst liefen in freiem Fließtext, ohne einheitliche Fehlersprache. Manche Meldungen waren kaum auswertbar, manche kaum lesbar. Jede der über 20 Anwendungen sprach nicht nur ihre eigene Systemsprache, sondern teilweise auch noch ihre eigene fachliche.
Und jede dieser Anwendungen hatte ihren eigenen Kostenblock - Lizenz, Wartung, Administration. Jedes Jahr neu, unabhängig davon, ob sie gerade gebraucht wurde oder nicht. Um die Software-Welt zusätzlich am Laufen zu halten - Daten übertragen, Schnittstellen pflegen, Fehler beheben, Auswertungen von Hand zusammenstellen - kam allein der Pflegeaufwand nach unserer Aufnahme auf rund 20 Stunden.
Der Moment, der mir das eingebrannt hat
Das Projekt selbst lag vor der Krise. Aber der Zusammenhang wurde mir erst ein Jahr später richtig klar: 2008, mitten in der Finanzkrise, brach die Lkw-Produktion massiv ein. Weniger Fahrzeuge, weniger Reklamationen, weniger Durchlauf durch den Prozess. Was nicht sank, war der Kostenblock der über 20 Anwendungen. Jede einzelne davon kostete weiter ihr Lizenz- und Wartungsgeld - unabhängig davon, ob zehn oder hundert Lkw durch den Prozess liefen.
Das war der Punkt, an dem mir klar wurde: Diese Kosten waren nicht variabel. Sie hingen nicht an der produzierten Stückzahl, sondern an der Anzahl der Anwendungen. Eine Krise, die überall sonst Kosten automatisch mit dem Volumen senkte, ließ genau diesen Posten unberührt.
Was die Aufräumarbeit gebracht hat
Wir haben die Prozesskette konsequent nach Lean-Prinzipien durchleuchtet: eine durchgängige Datenbasis statt vieler Insellösungen, ein einheitlicher Fehlerschlüssel, klare Regelkreise statt paralleler Software an jedem Tor.
Am Anfang der Analyse war es schlicht nicht möglich, auf Knopfdruck eine belastbare Aussage zur aktuellen Situation zu bekommen - jede Auswertung bedeutete manuelles Zusammensuchen aus über 20 verschiedenen Anwendungen. Nach der Zusammenfassung auf ein durchgängiges System war genau das möglich: ein Ergebnis auf Knopfdruck, statt tagelanger Handarbeit.
Aber: Um dahin zu kommen, brauchte es Monate - Workshops, Abstimmungen mit mehreren Fachbereichen, eine IT, die neue Schnittstellen bauen musste, Entscheidungen auf mehreren Führungsebenen.
Was heute anders ist
Genau dieser Unterschied ist es, der mich an der heutigen KI-Welt am meisten beschäftigt. Das Ergebnis auf Knopfdruck ist heute wieder möglich - nur diesmal ohne die monatelange Projektorganisation davor. Nicht die Frage, ob man Software konsolidieren kann - das konnte man 2008 auch schon, mit genug Zeit und Budget. Sondern die Frage, wer das heute bauen kann, wie schnell - und vor allem: wie sich die Kosten dabei verhalten.
Über 20 Anwendungen bedeuten über 20 feste Kostenblöcke, jedes Jahr neu - ob genutzt oder nicht. Das gilt nicht nur für 2008. Ich sehe dasselbe Muster heute in Unternehmen, die für jede neue Anforderung eine neue Excel-Liste, ein neues Access-Konstrukt oder gleich eine neue eingekaufte Software anschaffen, statt die Struktur dahinter zu denken.
Eine KI-gestützte Infrastruktur - so wie ich sie für mich selbst aufgebaut habe und so wie ich sie heute auch produzierenden Unternehmen empfehle - dreht dieses Kostenmodell um. Die Struktur selbst - Ablage, Regelwerk, Automatisierung - trägt nur einen kleinen Fixkostenanteil. Der eigentliche Mehrnutzen, jede zusätzliche Auswertung, jeder zusätzliche Anwendungsfall, wird auftragsbezogen über Token bezahlt. Zum ersten Mal ist das Ergebnis auf Knopfdruck autonom und unabhängig verfügbar - ohne dass jede Änderung, jede Anpassung neue Kosten verursacht.
Wie eine Infrastruktur heute aussehen sollte
Aus dieser Erfahrung und aus dem, was ich heute mit KI baue, ziehe ich fünf Punkte, die ich jedem Unternehmen mitgebe, das seine Infrastruktur neu denkt:
- Eine zentrale Datenbasis statt vieler Insellösungen - jede zusätzliche Anwendung ist ein zusätzlicher, dauerhafter Kostenblock.
- Eine Kennzahl als Referenz von Anfang an - ohne sie lässt sich weder Fortschritt noch Rückschritt belegen.
- Skills und Regeln als verpflichtender Rahmen - nicht verhandelbar, weil sie die Struktur zusammenhalten.
- Der Rest liegt beim Mitarbeiter - er kennt seinen Prozess am besten und passt, ändert, optimiert innerhalb dieses Rahmens selbst.
- Eine Kapazität, die mit der Auslastung mitatmet - nicht eine, die in der nächsten Krise unverändert weiterläuft.
Fragen, die ich mitgebe
- Wie viele Anwendungen laufen in Ihrem Haus für ein und denselben Prozess?
- Bekommen Sie eine belastbare Aussage zur aktuellen Situation auf Knopfdruck - oder erst nach tagelanger Handarbeit?
- Sind Ihre Software-Kosten variabel - oder liefen sie in der letzten Krise unverändert weiter?
- Was würde es heute kosten, dieselbe Wirkung mit einer KI-gestützten, token-basierten Infrastruktur zu erzielen?
Wenn Sie das in Ihrem Haus einmal durchrechnen wollen: schreiben Sie mir.
