Aus der Praxis, für die Praxis

Hotel-Zeit/Schicht: Zeiterfassung für Hotel und Gastronomie

Von der Lizenzfrage zum eigenen Werkzeug - an einem Tag. Was kostet es Sie, wenn am Samstagabend niemand mit gültigem Ersthelfer-Nachweis im Dienst ist? Meistens nichts. Bis es etwas kostet. Aus genau dieser Frage ist ein Werkzeug entstanden, das Zeiterfassung, Schichtplan und Qualifikationen an einer Stelle zusammenführt. Gebaut mit einer KI als Werkstattpartner, bedient an einem Tablet an der Rezeption.

Die Ausgangslage

Heute abhängig, übermorgen selbst in der Hand

Heute hängen viele Hotels und Gastronomiebetriebe bei Zeiterfassung und Dienstplan voll an Anbietern: an ihrer Software, an den Softwarekosten je Mitarbeiter und an den Beratern, die beides einrichten und anpassen. Jede Änderung kostet Zeit und Geld.

Dazu kommt: In vielen Betrieben gibt es drei getrennte Welten: den Schichtplan in einer Tabelle, die Stundenzettel auf Papier und die Nachweise in einem Ordner im Büro. Jede für sich funktioniert. Zusammen funktionieren sie nicht. Wer plant, sieht nicht, dass die Schwimmbadaufsicht nächste Woche abläuft. Wer abrechnet, tippt Zeiten von Hand ab. Und wer kontrolliert, sucht.

Die Aufgabe war deshalb nicht „eine Stempeluhr“. Die Aufgabe war: Wer da ist, wer da sein soll und wer da sein darf, gehört auf einen Blick.

Übermorgen geht es anders: mit einem Werkzeug, das grundsätzlich genauso funktioniert, aber dem Betrieb selbst gehört. Im Betrieb steckt keine KI drin. Gebraucht werden nur n8n, ein Server oder Rechner, auf dem es läuft, und ein Tablet. Das war’s. Danach passt jeder Betrieb sein System selbst an: neue Qualifikationen, Schichtarten, Sprachen und Texte, ohne zu programmieren.

Die erste Hürde

Die Lizenzfrage zuerst

Der naheliegende Weg wäre Microsoft gewesen: Power Apps, die Daten in SharePoint, das Microsoft 365 ist ohnehin im Haus. Bevor ich eine Zeile gebaut habe, habe ich die Lizenzbedingungen gelesen. Ergebnis: Ein gemeinsames Tablet, an dem sich Mitarbeiter ohne eigene Lizenz anmelden, gilt als sogenanntes Multiplexing. Das ist nicht erlaubt. Jeder, der stempelt, bräuchte eine eigene Lizenz.

Also habe ich einen anderen Weg genommen: eine Automatisierungsplattform mit Rechenzentrum in Frankfurt, mit Monatstarif und einem Kontingent an Ausführungen statt einer Lizenz je Kopf. Laut Hersteller kostet das 20 Euro im Monat (Tarif Starter) oder 50 Euro (Tarif Pro), jeweils bei jährlicher Zahlung. Pro braucht es, wenn Pausen gestempelt werden. Wer n8n selbst auf einem eigenen Server betreibt, zahlt für die Software keine Lizenz (Community Edition).

Die Umsetzung

Ein Tablet an der Rezeption

Am Tablet tippt der Mitarbeiter seinen Namen an, gibt seine PIN ein und stempelt: Kommen, Pause, Gehen. Das Tablet zeigt ihm sofort seine Schicht für heute. Läuft ein Nachweis bald ab, steht dort: Bitte bei der Leitung melden.

Die Oberfläche spricht Deutsch und Englisch, weitere Sprachen trägt die Verwaltung selbst nach. Das war keine Kür. In einem Team mit vielen Muttersprachen entscheidet die Sprache darüber, ob jemand richtig stempelt oder lieber einen Zettel schreibt.

Ein Gerät ohne Schlüssel kommt gar nicht erst auf die Seite. Nach fünf falschen PINs ist die Anmeldung fünf Minuten gesperrt.

Tablet nach dem Einstempeln: grüner Haken, Uhrzeit, Schicht des Tages und Hinweis auf ablaufende Nachweise — Nach dem Stempeln: Uhrzeit, die Schicht des Tages und ein Hinweis, welcher Nachweis bald abläuft. Alle Namen sind Testdaten.

Schichtplan einer Woche nach Bereichen, rot umrandete Schichten ohne gültigen Nachweis — Der Schichtplan: Rot umrandet ist jede Schicht, für die ein gültiger Nachweis fehlt.

In der Verwaltung liegt der Schichtplan je Woche und Bereich. Fehlt der eingeplanten Person für eine Schicht ein gültiger Nachweis, ist die Schicht rot umrandet. Welche Nachweise ein Bereich verlangt, legt der Betrieb selbst fest, ebenso die Liste der Qualifikationen. Sie ist erweiterbar und hat zu jedem Nachweis ein Ablaufdatum.

Aus den Stempelungen rechnet das Werkzeug die Zeiten und das Arbeitszeitkonto, getrennt nach Nacht, Sonntag und Feiertag. Es prüft die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes: mehr als zehn Stunden, fehlende Pausen, zu kurze Ruhezeit. Am Monatsende gehen die Lohndaten als Datei an die Abrechnung, und montags kommt ein Wochenbericht, wenn etwas offen ist.

Die Frage, die danach kam

Muss Zeiterfassung manipulationssicher sein?

Kaum war der Prototyp fertig, kam die naheliegende Frage: Gibt es eine Vorschrift, ein Zertifikat oder ein System, an dem niemand mehr etwas ändern kann? Die ehrliche Antwort hat drei Teile.

Ein Zertifikat schreibt das Gesetz nicht vor. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 müssen Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen. Das System muss nach dem Europäischen Gerichtshof „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein. Eine bestimmte Form gibt es nicht, je nach Betrieb genügt sogar Papier.
Im Gastgewerbe gelten strengere Fristen. Das Mindestlohngesetz verlangt dort und für Minijobber Beginn, Ende und Dauer spätestens nach sieben Tagen, aufbewahrt mindestens zwei Jahre.
Sobald Zuschläge daran hängen, schaut auch das Finanzamt hin. Steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit gibt es nur für tatsächlich geleistete Stunden. Die Finanzverwaltung zählt Zeiterfassung ausdrücklich zu den Vorsystemen der Buchführung, und für diese gilt: Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Unveränderbar im wörtlichen Sinn muss also nichts sein. Nachvollziehbar muss alles sein. Und das ist kein Privileg teurer Systeme: Auch in jeder zertifizierten Zeiterfassung gibt es einen Admin und meist noch einen Superadmin, der Daten ändern kann. Ein Zertifikat macht Daten nicht unantastbar. Entscheidend ist, dass Korrekturen sichtbar bleiben und die Rollen getrennt sind.

Genau das lässt sich auch mit einem eigenen Werkzeug herstellen, die Zeiterfassung ist rechtlich lösbar. Das Werkzeug bringt den technischen Teil mit: Eine Stempelung wird nie überschrieben. Eine Korrektur ist ein Storno plus ein neuer Eintrag, mit Pflicht-Grund und dem Vermerk, dass die Verwaltung korrigiert hat. Den Rest regelt die Organisation: Wer Zeiten korrigiert, verwaltet nicht zugleich die Plattform. Jeder abgeschlossene Monat geht an die Lohnabrechnung und wird zusätzlich abgelegt. Und eine Seite Verfahrensbeschreibung sagt, wer stempelt, wer korrigiert und wer abschließt.

Die Bundesregierung will die elektronische Erfassung gesetzlich festschreiben. Ein Entwurf aus dem Arbeitsministerium ist seit dem 18.06.2026 bekannt, beschlossen ist er nicht (Stand 24.10.2026). Bis dahin gilt das oben Gesagte. Das ist meine Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Die Zuschläge stimmt der Betrieb mit Lohnbüro und Steuerberater ab.

Was ich daraus mitnehme

1Erst die Lizenz, dann der Bau. Die naheliegende Plattform wäre am gemeinsamen Tablet ein Lizenzverstoß gewesen. Das hätte niemand bemerkt, bis es jemand bemerkt.
2Die KI baut schnell, die Prüfung findet die Fehler. Nach einer Stunde lief jede Ansicht. Erst Tests und eine unabhängige Prüfung zeigten, wo ein Konto falsch zählte oder eine Pflichtprüfung im Schichtplan fehlte.
3Nachvollziehbar schlägt unveränderbar. Fehler beim Stempeln passieren. Ein gutes System verhindert keine Korrektur, es macht jede Korrektur sichtbar. Den Rest regelt die Organisation, nicht die Software.

Prüffrage: Wie lange bräuchten Sie, um einem Prüfer zu zeigen, wer im letzten März wann gearbeitet hat und wer die Zeiten danach geändert hat?

Wenn Sie sehen wollen, wie das in Ihrem Betrieb aussehen kann: Ich zeige es Ihnen in dreißig Minuten am Bildschirm, mit Testdaten.

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Grundlagen: BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 · EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 · § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG · § 16 Abs. 2 ArbZG · § 17 Abs. 1 MiLoG · § 3b EStG · § 146 Abs. 4 AO · GoBD Rz. 20.