In den Tätigkeitsstrukturanalysen (TSA) erfasst jeder für sich die zeitliche Dauer, die Anzahl der Prozesse, die Beteiligten, die Frequenz und weitere Daten. Die Vorlage für solche Selbst-Aufschriebe und ihre Auswertungen werden über einen gesonderten Prozess vorbereitet und durchgeführt. Die TSA ist ein sensibler Prozess, der nur mit Einwilligung des Betriebsrates durchgeführt werden darf.
Ziel dieser Analyse ist es, Transparenz über die Art und Häufigkeit von Prozessen zu bekommen, unabhängig davon, wer das macht. Anonymität und komplette Transparenz über den Gesamtprozess sind oberstes Gebot und Grundlage für die Akzeptanz und Durchführung. Diese Selbst-Aufschriebe müssen je nach Prozess von Sekunden bis zu mehreren Minuten per Strich festgehalten werden, und das mindestens zwei Wochen lang, damit auch belastbare Erkenntnisse vorliegen. Mit diesen Ergebnissen können jetzt aktiv die Schnittstellen synchronisiert werden zur Eliminierung von Nach- und Doppelarbeit, die Prozesse standardisiert für Effizienz und Reduktion von Overhead, die Organisation und Prozessabläufe so geändert, dass sie als sinnvoll erlebt werden.
Warum es im Büro schwerer ist als in der Fertigung
In der Produktion wird seit jeher gemessen. Der Prozess wiederholt sich alle sechzig Sekunden, eine zweite Person kann ihn beobachten, und die Rolle des Beobachters ist anerkannt. Im indirekten Bereich ist das anders. Dort gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Abläufe, an einem Vorgang arbeiten mehrere Personen, und niemand weiß am Nachmittag noch genau, was er am Vormittag wie lange gemacht hat. Man glaubt: sehr vieles. Die Fakten sprechen fast immer dagegen.
Drei Hürden stehen dem im Weg: die Zustimmung des Betriebsrats, die Erfassung der vielen verschiedenen Prozesse und die persönliche Angst, verglichen und messbar zu werden.
Wie ich eine TSA aufsetze
- Den Auftrag klären, bevor gemessen wird - auch die Frage, was mit Kapazität geschieht, die frei wird.
- Den Betriebsrat von Anfang an einbinden, zur Vorgehensweise ebenso wie zum Erfassungszeitraum.
- Jeder erfasst anonym für sich, mindestens zwei Wochen lang. Das ist eine Stichprobe, und zwei Wochen haben sich in Aufwand und Nutzen bewährt.
- Die Auswertung zeigt Anzahl, Dauer und Häufigkeit der Prozesse und wie viele Personen beteiligt sind - unabhängig davon, wer es macht.
- Daraus entstehen die Workshops: Schnittstellen abstimmen, Doppelarbeit beseitigen, Abläufe standardisieren.
Ein Beispiel aus der Praxis
Bei einem Lkw-Hersteller ging es darum, die Personalprozesse über vier Standorte mit rund 120 Mitarbeitern zu harmonisieren. Die TSA lief mit Freigabe und Begleitung des Betriebsrats über zehn Arbeitstage. Die Anzahl der Prozesse, ihre Geschwindigkeit und die Zahl der Beteiligten waren für alle neu. Am Ende wurde die TSA wiederholt: Das Potenzial war höher als zu Projektbeginn angenommen. Und das war nie ich allein - getragen haben es die Arbeitspaket-Leiter und ihre Teams in allen vier Werken. Die frei gewordenen Kapazitäten gingen in Zukunftsprojekte; Neueinstellungen ließen sich weitgehend vermeiden.
Was eine Methode nicht ersetzt
Eine TSA, die nur Alibi ist, weil der Abbau längst beschlossen ist, richtet mehr Schaden an, als sie nützt. Die Mitarbeiter müssen wissen, wofür gemessen wird, und sie müssen eingebunden sein. Methodisch ist die TSA nicht schwer. Entscheidend sind die Haltung und ein klarer Auftrag.
→ Ausführlich: Case 1: Prozessverbesserungen und Einführung Lean Admin · Die Krux mit der Effizienz im indirekten Bereich · Lean Management für den Mittelstand
