Auf welche Zahlen stützt sich Ihr Budget für das nächste Jahr - und wer hat sie zuletzt wirklich nachgerechnet? Nicht überflogen. Nachgerechnet, Zelle für Zelle.
Ich hatte in den letzten zwei Tagen in einem Mandat drei Aufgaben auf dem Tisch: die Einkaufsdaten aus dem ERP je Lieferant auswerten, die Rohstoffplanung für die nächsten fünf Jahre prüfen und die Ergebnisplanung prüfen, die darauf aufbaut. Gearbeitet habe ich mit Claude. Die Planungsdateien waren ordentlich gemacht, von erfahrenen Leuten, mit viel Mühe. Und trotzdem stand am Ende eine Liste mit Fehlern, die das Ergebnis der Planung umdreht.
Was gefunden wurde
Ein Punkt statt eines Sternchens. In einer Formel stand ein Punkt, wo ein Malzeichen hingehört. Aus einer Multiplikation wurde eine Kommazahl, und die Personalkosten in einem Planjahr waren spürbar zu hoch. Kein Mensch sieht das beim Durchblättern.
Kaputte Bezüge und eingetippte Werte. Eine Kostenzeile zeigte über mehrere Jahre einen Bezugsfehler. Eine Summe war als feste Zahl eingetragen statt als Formel - sie stimmt genau so lange, bis sich eine der Zeilen darüber ändert.
Ein Fehler in der Methode. Ein Preiszuschlag wurde auf das Niveau eines Quartals aufgesetzt, die Veränderung aber gegen den Jahresdurchschnitt gerechnet. Dadurch war ein Preisrückgang doppelt eingerechnet. Dazu wechselte mitten in der Rechnung der Wechselkurs. Jede einzelne Zeile sah plausibel aus.
Zwei Dateien, zwei Wahrheiten. Das war der schwerste Befund. Die Ergebnisplanung rechnete für das nächste Jahr mit sinkenden Materialkosten je Meter, die Rohstoffplanung mit steigenden. Ein großer Teil der geplanten Ergebnisverbesserung hing genau an dieser einen Annahme. Bringt man beide Dateien zusammen, wird aus dem geplanten Plus ein Minus. Dazu kamen zwei verschiedene Prognosen für dasselbe Jahr, Mengen, die zwischen den Dateien nicht zusammenpassten, und ein späteres Planjahr, in dem der Bedarf über der Kapazität des Werks lag.
Die Strategie mit dem falschen Werkstoff. In der Strategieunterlage war für den größten Materialblock ein Werkstoff genannt, der in den Rechnungen nur bei Kleinteilen vorkommt. Eingekauft wird in großem Umfang ein anderer. Bestätigt sich das, zielen die Kennzahlen dazu ins Leere.
Auffälligkeiten in den Einkaufsdaten. Derselbe Artikel kostete bei zwei Lieferanten unterschiedlich viel. Zwei Lieferanten erhöhten ihre Preise kurz nacheinander in derselben Größenordnung. Eine Rechnung war storniert, eine Gutschrift fehlte. Positionen standen doppelt in zwei Rechnungen. Und eine Leistung war abgerechnet, deren Buchungstext selbst sagte, dass sie nicht erstellt wurde.
Auch KI rechnet falsch
Dieselbe Lieferantenauswertung hatte ein Verantwortlicher im Unternehmen parallel mit einem anderen KI-Werkzeug gemacht, mit denselben Daten und derselben Anweisung. Die Ist-Werte waren bei beiden identisch. Auseinander lagen sie bei allem, was darüber hinausgeht. Das andere Werkzeug hatte jede einmalige Jahresrechnung mal zwölf hochgerechnet - eine Jahreslizenz wurde so zur zwölffachen Prognose. Und es verglich neun Monate dieses Jahres mit zwölf Monaten des Vorjahres. Heraus kamen Einbrüche, die es nicht gab.
Ehrlicherweise: Auch bei meiner eigenen Arbeit mit Claude war nicht alles auf Anhieb richtig. Ohne Buchungsdatum im ersten Export lag die Zuordnung der Buchungen zu Monaten bei rund der Hälfte der Zeilen daneben - erst mit dem echten Datum im nächsten Export war sie sauber. Und Werte, die sich auf den ganzen Konzern bezogen, standen zunächst neben Werten für ein einzelnes Werk. Die Wirkung war damit um ein Vielfaches überschätzt. Das erste wurde sichtbar, als ein Export mit echtem Buchungsdatum kam. Das zweite fiel beim Nachrechnen auf.
Die Lehre daraus ist einfach: KI ohne klare Rechenregeln und ohne Nachrechnen ist kein Prüfwerkzeug. Sie ist ein schneller Weg zu falschen Zahlen, die sehr überzeugend aussehen.
Warum das Werkzeug allein nicht reicht
Beide Auswertungen bekamen dieselben Daten und dieselbe Anweisung. Trotzdem lagen die Ergebnisse weit auseinander. Das liegt nicht nur am Werkzeug. Claude arbeitet bei mir nicht aus dem Stand, sondern in einem festen Rahmen, den ich über Monate aufgebaut habe - aus meiner Erfahrung als Werkleiter und Interim Manager und aus jedem Fehler, der mir bei der Arbeit mit KI selbst passiert ist. Jede Zahl wird gegen ihre Quelle nachgerechnet, bevor sie auf eine Folie kommt. Eine Annahme steht als Annahme da, nicht als Ergebnis. Und keine Unterlage verlässt den Schreibtisch, bevor sie geprüft ist.
Das ist kein Geheimnis, aber es ist Arbeit. Genau diese Arbeit macht aus einem Sprachmodell ein Prüfwerkzeug, auf das sich eine Geschäftsführung verlassen kann.
Wäre das ohne KI zu finden gewesen?
Ja. Jeden einzelnen dieser Fehler findet ein guter Controller, wenn er gezielt danach sucht. Gar keine Frage.
Aber in der Praxis wird so nicht geprüft. Niemand rechnet Tausende Zellen Formel für Formel nach, wertet Dutzende Lieferanten einzeln aus und legt drei Planungsdateien nebeneinander - schon gar nicht in zwei Tagen. Geprüft wird stichprobenweise, und jede Datei für sich. Genau da fallen die gefährlichsten Fehler durch: Jede Datei stimmt in sich. Falsch sind sie erst zusammen.
Die eigentliche Ursache ist dabei keine Rechenschwäche. Die Planungsdatei war ein Ein-Personen-Werkzeug: kein Eigentümer, keine Freigabe, kein regelmäßiger Abgleich mit den echten Rechnungen. Wo der Plan auf Rechnungen beruhte, stimmte er fast genau. Daneben lag er dort, wo Annahmen gesetzt waren, die niemand mehr hinterfragt hat.
Was das für die Geschäftsführung heißt
Eine Geschäftsführung entscheidet über Budget, Preise und Personal auf Basis dieser Zahlen. Wer auf ein geplantes Plus baut, das in Wahrheit ein Minus ist, trifft die richtigen Entscheidungen für die falsche Lage. Deshalb würde ich in so einem Fall genau das empfehlen, was ich auch hier empfohlen habe:
- Erst reparieren, dann budgetieren. Keine Zahl geht ins Budget, bevor die Planungsdateien korrigiert und aufeinander abgestimmt sind.
- Gedacht, prognostiziert und gebucht trennen. Was ist eine eigene Annahme, was sagen veröffentlichte Prognosen, was steht auf den Rechnungen? Diese drei Spalten gehören nebeneinander.
- Die Kippschwelle kennen. Für jede tragende Annahme: Ab welchem Wert kippt das Ergebnis? Und liegt der Markt heute schon darüber?
- Jede Planungsdatei braucht einen Eigentümer. Mit Namen, mit Freigabe, mit einem festen Termin für den Abgleich gegen das Ist.
- Einmal im Monat wenige Zahlen ansehen. Die drei, vier Größen, die das Ergebnis tragen, jeweils gegen ihre Kippschwelle. Das dauert Minuten und ersetzt die Überraschung im Quartalsabschluss.
Prüffragen für Ihr Unternehmen
- Wer ist Eigentümer Ihrer wichtigsten Planungsdatei, und wann wurde sie zuletzt gegen die echten Rechnungen abgeglichen?
- Rechnen Ihre Ergebnisplanung und Ihre Einkaufs- oder Rohstoffplanung mit denselben Annahmen?
- Welche Annahme trägt Ihr Ergebnis für das nächste Jahr, und ab welchem Wert kippt es?
- Wenn Sie KI für Auswertungen einsetzen: Wer rechnet die Kernzahlen nach, bevor sie in eine Entscheidung gehen?
Wie Jonas Dageförde und ich KI so in Unternehmen einführen, dass sie prüft statt blendet, steht auf meiner Seite zu KI und Digitalisierung.
