Was kostet es Sie, wenn am Samstagabend niemand mit gültigem Ersthelfer-Nachweis im Dienst ist? Meistens nichts. Bis es etwas kostet. Aus dieser Frage ist in meiner Werkstatt ein neues Werkzeug entstanden: Hotel-Zeit/Schicht. Zeiterfassung am Tablet, Schichtplan und Qualifikationen an einer Stelle. Gebaut an einem Tag, mit einer KI als Werkstattpartner.
Heute abhängig, übermorgen selbst in der Hand
Heute hängen viele Hotels und Gastronomiebetriebe bei Zeiterfassung und Dienstplan voll an Anbietern, an Softwarekosten je Mitarbeiter und an Beratern. Übermorgen geht es mit einem Werkzeug, das grundsätzlich genauso funktioniert, aber dem Betrieb gehört. Im Betrieb steckt keine KI drin. Gebraucht werden nur n8n, ein Server oder Rechner und ein Tablet. Das war’s. Danach passt jeder Betrieb sein System selbst an.
Von der Idee zur Umsetzung
Die Idee. Schichtplan in einer Tabelle, Stundenzettel auf Papier, Nachweise im Ordner: drei Listen, die nicht miteinander reden. Wer plant, sieht nicht, dass eine Aufsicht nächste Woche abläuft. Das Ziel war deshalb keine Stempeluhr, sondern ein Blick auf drei Fragen: Wer ist da, wer soll da sein, wer darf da sein?
Die Lizenzfrage. Der naheliegende Weg wäre Microsoft gewesen. Ein gemeinsames Tablet, an dem sich Mitarbeiter ohne eigene Lizenz anmelden, gilt dort aber als Multiplexing und ist nicht erlaubt. Also läuft das Werkzeug auf einer Automatisierungsplattform mit Rechenzentrum in Frankfurt, mit Monatstarif statt Lizenz je Kopf. Wer n8n selbst auf einem eigenen Server betreibt, zahlt für die Software keine Lizenz.
Die Umsetzung. Am Tablet an der Rezeption: Name antippen, PIN, Kommen, Pause, Gehen, auf Deutsch, Englisch und in weiteren Sprachen. In der Verwaltung: Schichtplan mit rotem Rahmen, wenn ein Nachweis fehlt, Arbeitszeitkonto mit Nacht, Sonntag und Feiertag, Prüfung der Grenzen des Arbeitszeitgesetzes, Lohndaten als Datei und ein Wochenbericht.
Muss Zeiterfassung manipulationssicher sein?
Ein Zertifikat schreibt das Gesetz nicht vor. Das System muss „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein, so der Europäische Gerichtshof, und das Bundesarbeitsgericht hat die Pflicht 2022 für alle Arbeitgeber festgestellt. Im Gastgewerbe und für Minijobber kommt das Mindestlohngesetz dazu: Aufzeichnung nach spätestens sieben Tagen, Aufbewahrung zwei Jahre. Und wo steuerfreie Zuschläge an den Zeiten hängen, gilt Zeiterfassung als Vorsystem der Buchführung. Dann darf keine Änderung den ursprünglichen Eintrag unkenntlich machen.
Unveränderbar muss also nichts sein. Nachvollziehbar muss alles sein. Auch in jeder zertifizierten Zeiterfassung gibt es einen Admin und einen Superadmin, die Daten ändern können. Ein Zertifikat macht Daten nicht unantastbar. Entscheidend sind sichtbare Korrekturen und getrennte Rollen. Das geht auch mit einem eigenen Werkzeug, die Zeiterfassung ist rechtlich lösbar.
Im Werkzeug wird eine Stempelung deshalb nie überschrieben: Eine Korrektur ist ein Storno plus ein neuer Eintrag, mit Grund und dem Vermerk, dass die Verwaltung korrigiert hat. Den Rest regelt die Organisation: getrennte Rollen, ein festgeschriebener Monat, eine Seite Verfahrensbeschreibung.
Was ich daraus mitnehme
- Erst die Lizenz, dann der Bau. Ein Werkzeug, das gegen die Lizenz läuft, ist ein Risiko.
- Die KI baut schnell, die Prüfung findet die Fehler. Erst Tests und eine unabhängige Prüfung zeigten, wo ein Konto falsch zählte.
- Nachvollziehbar schlägt unveränderbar. Ein gutes System verhindert keine Korrektur, es macht jede Korrektur sichtbar.
Die ganze Geschichte mit Bildern vom Tablet und vom Schichtplan steht auf der Seite Hotel-Zeit/Schicht unter den Werkzeugen aus der Werkstatt.
Prüffrage: Wie lange bräuchten Sie, um einem Prüfer zu zeigen, wer im letzten März wann gearbeitet hat und wer die Zeiten danach geändert hat?
